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在宅勤務とバックオフィス業務の工夫

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 連休も明け、14日には政府は39の県で緊急事態宣言を解除しましたが、ピクスタが本社をかまえる東京都では、まだまだ外出自粛中。ピクスタメンバーも引き続き、気を緩めることなく全社的に在宅勤務を続けています。
 先日、リモート入社に関する記事を更新しましたが、今回はその他バックオフィス業務について、リモート環境下でどのように対応しているかをいくつかご紹介したいと思います。

郵便対応

 大抵の業務をリモートに切り替えることができても、オフィスに行かなければできない業務はどうしても一定数残ってしまいますよね。郵便対応もその一つ。特に月末月初はお取引先からの請求書が届いたりと郵便物が増える時期です。

 ピクスタでは現在、基本的には人事部のメンバーが輪番制で、2週間に1回出社して郵便対応をしています。2週間に1回の対応で間に合うの? と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、今のところ大きな問題なくやれています。

 というのも、早い段階で経理チームや人事部長から、請求書等は可能な限りデータで受領するようにと要請があり、各担当者が速やかに対応してくれたことが大きな理由です。ポストに投函される郵便物の量は緊急事態宣言前よりも、明らかに少なくなりました。

 オフィスで受け取らなくてはならない郵便物も一定数残りますが、2週間に1回の出社対応と、至急対応が必要なものがある場合はメンバーから個別に相談をもらい対応するという方法で十分間に合っています。

郵便対応

■ 出社対応は2週間に1回、人事部メンバーが輪番対応

■ 請求書をPDFなど電子データで受領できるよう各担当者が取引先と調節することで郵便物を減らす

押印対応

 こちらも自宅ではできない業務ですね。契約書や発注書など押印しなければならないものは日々発生しますが、会社印や代表印などの大事な印鑑を社外へ持ち出すことはできません。

 ピクスタでは、以前から多くの業務をクラウドサービスでの管理に移行しており、法務部でもタスク管理や契約の案件管理等がオンラインでできるので、リモートでもほぼ支障なく業務を行うことができます。ただ、押印だけは、オフィスに出社せざるを得ません。

 そのような状況で、ピクスタではクラウドサイン等の電子契約サービスをすでに一部導入していましたが、移行が可能な案件はオンラインでの契約締結を検討するよう法務部からアナウンスがありました。

 それでも押印が必要な書類については、対応期限等を記入できる臨時の管理シートを設置し、押印業務のための出社が必要最低限で済むようにメンバーと法務部で調整し、対応をしている状況です。

押印対応

■ クラウドサイン等電子契約サービスの活用を呼びかけ

■ 各書類の押印期限を担当者と確認し、必要最低限の出社で押印できるよう調整

経理業務

 経理の業務は一般的に、請求書や領収書など紙の取り扱いが多かったり、セキュリティの観点からも全ての業務を自宅で行うのは難しいイメージがあるかもしれません。
 経理の主な業務の中から請求処理や支払い処理について、ピクスタでどのようにしているかご紹介します。

 まずは請求処理ですが、こちらは在宅に切り替えるにあたり特に大きな課題はありませんでした。元々ピクスタの各サービスの管理画面から請求処理に必要なデータをオンラインで入手でき、かつユーザーは、サービスのサイト上で請求書を確認できる仕組みになっていたのが理由です。

 続いて支払い処理。こちらも在宅で問題なく実施されていますが、昨年秋頃にジョブカンワークフローというクラウド型システムを導入していたことが大きく影響しています。
 これにより、以前は社内で回収していた紙の請求書を、現在は自宅にいながら、メンバーが申請したPDFデータの請求書を確認、処理できるようになりました。

 しかし経理部部長の藤田に聞いたところ、経理業務は在宅に移行してから大きな問題なくやれているものの、支払い内容のチェックを行う際など、紙がないことで苦労することもあるとのことでした。

  以下、紙ならではのメリットをあげてもらいました。

  • 資料をざっと確認できる(PDFは1ページずつ切り替えないといけない)
  • メモや付箋をつけられる(PDFのアプリでもできるが手間がかかる)
  • チェック資料の準備が楽(紙なら請求書をファイリングすれば良いだけだが、データの場合、データをまとめてサイズを揃える等手前が発生する)

 やはり業務によって、在宅でも通常通りできること・オフィスの方が捗ることがあるのですね......!

経理業務

■ クラウド型システムの導入により、自宅にいても請求書データの回収、処理が可能になった

■ 書類のデータ化により、効率が落ちる業務もある

FAXの受信(おまけ)

 オフィスの複合機で受信しているFAXをどうするかという問題もありました。
 こちらはインフラチームの協力があり、オフィスで受信したFAXを社内サーバーに転送することで対処できました。メンバーはリモート環境下でもVPNに接続すれば社内サーバーにアクセスすることができるので、これでいつでも、自宅からオフィスで受信したFAXの確認ができるようになりました。

FAXの受信

■ オフィスで受信したFAXを社内サーバーへ転送! VPNに繋げば、自宅からいつでもFAXの確認が可能に


 以上、この状況下で最低限の出社で済むように工夫しているバックオフィス業務をご紹介しました。
 業務の内容によって、在宅に向き不向きがあることも分かりましたが、ピクスタのバックオフィス業務はメンバー全員の柔軟な対応や協力があるおかげで、ほとんどオフィス勤務時と変わらず実施できています。

 そして、なんと先日行われたコマタ☆アワードでは「このような状況でもしっかり仕事をしてくれている」という理由で全社員が表彰されるという初の出来事もありました!
 もう少し続きそうなこの全社的な在宅勤務、引き続き全社員で協力して乗り越えたいですね!

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コマタ☆アワード表彰式のスライド



(執筆:戦略人事部 総務担当 細谷圭野)